The Transfer-Library workflow in FCPX
Saturday, March 1, 2014 at 10:06AM
Alban Egger in FCPX, FCPX, tutorial

I got several questions about a workflow between a local FCPX Library and an external editor who uses the same library. Well since FCPX 10.1 this is a bit easier (although it worked before).

The problem some have is the fact that renderfiles end up in the library, so it seems not possible to send the Library when it contains a few projects with renders and/or optimized media.

One way to send projects and even eventmetadata (e.g. keywords) from one editor to the next is via XML.

This works fine. But some simply don´t trust XML or maybe there are instances when XML doesn´t properly translate (heard of messed up audio-levels) or you are just oldfashioned and want to copy Projects and no code-gibberish.

Here comes the Transfer-Library into play.

1. The Setup: I have a directory with my footage in it. I create a Library (e.g. called "TheLocalLib"). When I import footage into the library I leave the footage in place (FCPX calls this "shared media" - exactly what we want). Some camera-ingests you cannot leave in place, but need to point at a location like our footage directory (e.g. when editing XFCam or XDCam). It is only important NOT TO COPY into the library itself (then it is "managed media" and that means trouble in this particular workflow here)!

Now you can start organizing footage, create smart and keyword collections etc.

2. When it is time to give work onto an external editor I copy the library in the Finder to an external drive (or into the cloud....) and even rename it (e.g. "TheExternalLib"). I also copy the footage-directory to that drive. After all once the footage will have to be copied.

2.a. If you only want to give away portions of a job, you could either create a special event with that part of the footage in it and copy that event into a new library!

Or if you already started editing and created a project, copy only that project and its footage to a new library!

3. Ok, what do we have: A local library with footage in a directory and an external drive on another continent with an identical library and footage. Now the editor on the other side of the world starts working and wants to share his results:

The external user creates, what I called here, the "HandOverLib". I usually call the one event it contains "TransferProjects". Now external user simply drags the project he/she wants to share to the TransferProjects event.

FCPX will tell you it only copies managed media and you can even choose if you want the Optimized/Proxy media or not. Usually not and the LocalLib will have it or recreate it.

4. Now the filesize: Let´s say the external editor rendered effects in the timeline etc. This can lead to big libraries depending on the amount of projects and rendering needed. But with your handover library you can minimize the filesize. FCPX will at first copy the Project only, it might start rendering depending on your preferences, but before you send the library, you can delete all project renderfiles (and when you select the event also the event renderfiles).

I have a small project here and the event only has a few clips and the rendered timeline is 2,5 minutes only, so your handover might be bigger, but still you see the difference in sizes between the original library and the handover. A real handover library might grow to about 30MB or more depending on the length and complexity of your project, but it is still easily shared in minutes. 

 

5. On the local machine you simply drag the TransferProject onto your local library/event - FCPX will immediately recognize all footage - and you are ready to render if needed and work on it.

 

Update on Sunday, March 2, 2014 at 10:54AM by Registered CommenterAlban Egger

Die HandOver-Mediathek

Dies ist der deutsche Text zur HandOver Library/Mediathek. Da in meinem internationalen Workflow alles in Englisch ist (OSX, FCPX und alle weitere Software) sind die Screenshots in Englisch, aber die Funktionalität ist dieselbe :D

Da ich schon öfters gefragt wurde wie man in FCPX mit externen Cuttern arbeitet habe ich diesen Blog geschrieben der den Vorgang in FCPX 10.1 erklärt.

Das Problem das manche haben, ist die Tatsache, dass FCPX die Renderfiles in der Mediathek ablegt. Dadurch wird diese zu groß, um herumgeschickt zu werden.

Der einfachste (und erste Weg) sollte sein die Ereignisse und/oder Projekte als XML zu exportieren. Das funktioniert in fast allen Fällen problemlos und die Dateien sind nur wenige kb groß

Hin und wieder kann das allerdings zu Fehlern führen (ich habe von falschen Ton-Keyframes etc gehört). In diesem Fall kann man den hier beschriebenen Workflow mit der HandOver (sprich Übergabe-) Mediathek probieren. Das Setup ist bei beiden gleich.

1. Das Setup: Ich habe einen Ordner mit allem Footage und Medien. Dann kreiere ich die Mediathek. Hier heißt sie "TheLocalLib". Beim Import lasse ich FCPX NICHT die Medien in die Mediathek kopieren, sondern FCPX soll die Medien und das Footage lassen wo sie sind (im Footage Ordner) - FCPX Nomenklatur nennt das "shared media"....genau was wir wollen. Bei manchen Codecs kann man sie nicht im Ordner belassen sondern muss ein Ziel angeben (zB Canon XFCam oder Sony XDCam). Wichtig ist, dass man FCPX für diesen Workflow hier nicht erlaubt in die Mediathek selbst zu kopieren. Ansonsten wird diese unnötig groß. 

Wenn das alles geregelt ist (klang wesentlich komplizierter als es ist), kann man beginnen das Material zu loggen, mit Keywords versehen etc.

2. Wenn man also nun einen externen Cutter dranlassen will, einfach den Footage Ordner und die Mediathek im Finder auf eine externe Platte (oder in die Cloud) kopieren. Irgendwann muss man natürlich das Material kopieren....Die neue Mediathek kann man im Finder einfach umbenennen (hier in "TheExternalLib". 

2.a. Wenn man nur Teile eines Jobs weitergibt kann man diese Teile/Szenen in ein eigenes Ereignis geben und dieses als Mediathek/Library exportieren oder man hat vielleicht bereits ein Projekt vorgeschnitten und kann dieses als neue Mediathek kopieren. FCPX ist hier extrem flexibel und hilfreich.

3. Ok, wir habe also unsere lokale Mediathek und eine Mediathek auf einem anderen Kontinent an der gearbeitet wird. Sobald der Cutter dort etwas teilen will, macht er die HandOver Mediathek (hier "HandOverLib"). In dieser befindet sich per default ein Ereignis das man zB in "HandOverProjects" umbenennen kann.

Jetzt muss man nur noch die zu teilenden Projekte auf dieses Ereignis ziehen. 

FCPX wird kurz bekanntgeben, dass externe Medien (unser "shared" Footage) NICHT kopiert werden, sondern nur "managed" Media aus der Mediathek (deshalb wäre es ein Fehler gewesen XF und XDCam managen zu lassen). Falls man Codecs optimiert hat oder Proxy geschnitten hat, kann man hier nochmals auswählen, was damit geschieht. Wenn man sie nicht mitschickt, werden sie später lokal wieder hergestellt falls nötig. 

4. Zur Dateigröße des zu teilenden Files: Der Cutter hat bestimmt Sachen rendern lassen etc. Dafür gibt es in FCPX die Möglichkeit Renderfiles von Ereignissen und Projekten zu löschen. Einfach Ereignis oder Projekt auswählen und in der Ablage den Menüpunkt auswählen. (in den Voreinstellungen evtl auch das Auto-Rendern abschalten)

Ich habe hier ein kleines Projekt mit wenigen Clips und einer 2,5 Minuten Timeline. Diese wurde im ExternalLib gerendert und im HandOver wurden dieRenderfiles gelöscht. Also das HandOver ist daher sehr klein, aber auch eine kompliziertere Timeline wird sich ohne Renderfiles irgendwo bei 30-50MB bewegen, was in wenigen Minuten geteilt werden kann.


 

5. Der externe Cutter schickt einfach die HandOver Mediathek und der lokale Cutter zieht wiederum das Projekt darin auf seinen Event (in seiner lokalen Mediathek). FCPX wird das Footage sofort erkennen und man kann weiterarbeiten.

ACHTUNG: wenn man Motion Templates oder plug-ins benutzt, müssen die auch mitgeschickt werden!

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